Kontext: Rechtliche Grundlagen und Satzungsmuster

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Bayerisches Archivgesetz

Das Bayerische Archivgesetz regelt Aufgaben und Organisation der staatlichen Archive in Bayern. Für Unterlagen, die unter einem besonderen gesetzlichen Geheimnisschutz stehen oder sonstigen Geheimnisvorschriften unterliegen, sowie für personenbezogene Daten einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten unterliegen, gelten einige Vorschriften des Archivgesetzes für Kommunale Archive sinngemäß (Art. 13).

Archivsatzung

Der Bayerische Städtetag empfiehlt den Kommunen in Bayern den Erlass einer Archivsatzung aufbauend auf nachfolgend veröffentlichtem Satzungsmuster, das wiederum auf der Basis des Bayerischen Archivgesetzes ausgearbeitet wurde.

Bekanntmachung zur Archivpflege

In einer Gemeinsamen Bekanntmachung des Bayerischen Staatministeriums des Innern und des Staatsministeriums für Unterricht, Kultus, Wissenschaft und Kunst von 1992 sind die Aufgaben der Archive sowie der Archivpfleger geregelt.

Dienstanweisung zur Aktenaussonderung

Der Bayerische Städtetag empfiehlt den Kommunen in Bayern den Erlass einer Dienstanweisung zur Aktenaussonderung von Unterlagen der Kommunalverwaltungen. Für die staatlichen Dienststellen gilt die Aktenaussonderungsbekanntmachung von 1991, zuletzt geändert 2001. Sie ist in Kommunalarchiven gemäß Art. 13 des Bayerischen Archivgesetzes für Unterlagen, die unter einem besonderen Geheimnisschutz stehen, analog anzuwenden.

Archivierung von Schulunterlagen

Mit Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst vom 13. Oktober 2015 (KWMBl. I 2015, S. 221), geändert durch Bekanntmachung vom 30.06.2016, wurden Durchführungshinweise zum Umgang mit Schülerunterlagen publiziert, die die Archivierung von Schulunterlagen im zuständigen Staatsarchiv vorsehen. Ergänzend dazu hat das Staatsministerium mit Bekanntmachung vom 2. August 2017 (KWMBl. Nr. 9/2017) eine rechtliche Grundlage geschaffen, Unterlagen von Schulen auch in Kommunalarchiven aufzubewahren, zu erschließen und zugänglich zu machen. Dazu dient nachfolgender Musterarchivierungsvertrag zwischen Freistaat und Kommune.